Terugkoppeling ALV

Beste leden,

Eind oktober was onze jaarlijkse Algemene Leden Vergadering 2022/23 (ALV). Via deze nieuwsflits geven we als bestuur graag een korte terugkoppeling. Tijdens de ALV was er een bescheiden opkomst (vergelijkbaar met voorgaande jaren), maar de leden die er waren brachten nuttige punten in.

Op de ALV worden door de (aanwezige) leden besluiten genomen die de hele vereniging raken en dus ook jou. Als eerste volgt in deze nieuwsflits een aantal belangrijke besluiten en als tweede de belangrijkste door leden ingebrachte punten. Kijk ook de slides door die tijdens de ALV zijn behandeld, te vinden op de ALV pagina. Hierin zie je ook wie van onze leden in het bestuur, de TC en de JC zitten (namen, foto’s, taken), zodat je weet bij wie je waarvoor terecht kunt!

Het einde van november nadert alweer. In de maand december en begin januari is er een aantal evenementen, waarover meer informatie volgt in de nieuwsbrief van begin december. De junioren hebben een druk programma met trainen en evenementen waarover de JC een aparte nieuwsflits stuurt naar junioren, mini’s en ouders/verzorgers.

Ik hoop jullie de komende maanden allemaal te zien bij een evenement of het vrij spel op dinsdag, woensdag of zondag: fijn als op de speelavonden van de senioren de opkomst weer wat hoger wordt!

Met een sportieve groet namens het bestuur van BC Randstad,

  Peter Oosterwijk, voorzitter

ALV – BESLUITEN

De belangrijkste besluiten door de ALV (allemaal unaniem door de aanwezige leden aangenomen):

• De balans en de resultatenrekening over het boekjaar 2022/23 zijn goedgekeurd.
• Mede op advies van de kascommissie heeft de ALV aan het bestuur decharge verleend over 2022/23.
• Hans Nihof is herbenoemd als lid van de kascommissie (Mike Lager is het andere lid).
• De begroting 2023/24, inclusief de nieuwe contributiebedragen per 1 januari 2024 zijn goedgekeurd. Dat betekent twee positieve gevolgen, mede n.a.v. het positieve resultaat over 2022/23:
  • De contributies zijn licht verlaagd (ondanks de inflatie), zie de slides op de ALV pagina;
  • De deelname aan de clubtoernooien (van senioren en van junioren) is in het seizoen 2023/24 gratis.
• Het vernieuwde Verenigingsbeleidsplan (VBP) 2023-2028 is, na een toelichting door het bestuur, goedgekeurd (inclusief het jaarplan 2023/24). Dat heeft als belangrijkste gevolgen:
  • Nieuwe doelgroepen (mini’s, senioren dinsdagnamiddag), die vooruitlopend op het nieuwe VBP al zijn gestart;
  • Het streven naar een aantal leden (senioren en junioren) waarbij de bezetting van De Altis optimaal is, tijdens de vaste speeldagen en speeltijden van BC Randstad:
    • Een maximum van 152 seniorleden, maar het bestuur kan daar o.g.v. werkelijke omstandigheden vanaf wijken;
    • Vier scenario’s voor de ontwikkeling van het aantal juniorleden en speelgelegenheden (zie het plaatje in de slides op de ALV pagina, bij agendapunt 3c), die de JC kan gebruiken bij de werkelijke speeltijden van junioren(groepen) en mini’s. Door de grote groei van het aantal juniorleden is de JC in oktober/november bezig met de overgang van scenario 2 naar scenario 3;
  • Bevestiging van de PR-aanpak die vanaf januari 2022 al is gestart (via een nieuwe PR-commissie). Daarbij is de sponsoring van de club echter in een aparte commissie ondergebracht;
  • Een sociaal veilige sportomgeving is duidelijker als doel vastgelegd en beschreven (inclusief awareness);
  • Handhaving van het streven naar het aanbieden van twee trainingen per week voor senioren (competitiespelers) en junioren, en één keer per week voor senioren die geen competitie spelen;
  • Het aanbieden van de mogelijkheid om te badmintonnen, met training, begeleiding etc. door een vereniging is afhankelijk van de inzet van vrijwilligers. Het benodigde ‘kader’ is aangepast, vooral omdat BC Randstad groter is geworden na de overgang naar De Altis vanaf 2021/22 (zie het kaderplaatje in de slides op de ALV pagina, bij agendapunt 8);
  • De randvoorwaarde om het beleid uit te voeren is een goede financiële positie van de vereniging. De doelstellingen en ratio’s van de financiën zijn bijgesteld naar de situatie van medio 2023 (zie de definities in de slides, bij agendapunt 8);
  • De belangrijkste succesfactoren (13 stuks) zijn opnieuw gedefinieerd (zie de laatste twee slides bij agendapunt 8). Jaarlijks legt het bestuur via de succesfactoren verantwoording af aan de ALV.

ALV – PUNTEN VAN AANWEZIGE LEDEN

Tijdens de ALV zijn de volgende belangrijkste punten ingebracht door de aanwezige leden:

• Speelbord senioren

Het verzoek is om het speelbord zodanig aan te passen dat het ophangen van een pasje sneller gaat. Vaak staan er veel leden tegelijk voor het speelbord, waarbij het een tijdje duurt voor iedereen het pasje heeft (door)gehangen. Twee leden hebben daar een voorstel voor ingediend. Het bestuur bekijkt het voorstel en zal dat vervolgens met de twee leden bespreken. Het doel is om inderdaad aanpassingen door te voeren en om dat begin 2024 te realiseren.

• Instructies barmedewerkers (inclusief zaal sluiten/openen)

Tijdens de ALV is het eerste concept overhandigd aan barmedewerker Dano. Na een commentaarronde zal de instructie digitaal aan de desbetreffende barmedewerkers en andere vrijwilligers worden gestuurd (en een fysiek exemplaar in Horeca B).

• Gratis parkeren in garage van De Altis: gebruiken als werving

Parkeren in de garage van De Altis is gratis. Dat is een pluspunt voor de locatie. De tip is om dat meer te benadrukken op de website en bijvoorbeeld in flyers. Dat pakt het bestuur op.

• Sponsoring in hal B: mogelijkheden?

Er zijn inderdaad sponsormogelijkheden in De Altis hal B: aan de muren kunnen op bepaalde plekken reclame-uitingen van sponsoren van Loko en BC Randstad. Borden van mogelijke sponsoren van BC Randstad zijn ook zichtbaar tijdens wedstrijden van Loko. Dat neemt het bestuur mee als informatie voor de sponsorcommissie die het sponsorbeleid gaat uitwerken. Eerst moeten er echter één of twee vrijwilligers worden gevonden die het sponsorbeleid uitwerken!

• Horeca B: maak het aanbod van eten en drinken duidelijker zichtbaar

De barcommissie pakt dit op.

• Herkenbaarheid aanspreekpunten & regels in hal B voor de senioren

Bij wie kun je waarvoor terecht?
Wat moet er gebeuren bij de start en het einde van de speelavonden? Zoals palen en net opruimen (als laatste van een rij banen) en de vloer vegen als je als laatste een baan verlaat (zwabber staat in de berging van de zaal). In de praktijk doet maar een klein aantal leden dat, dus de tip is om dat beter kenbaar te maken.
Waar kun je een naamkaartje krijgen voor nieuwe leden, een net kaartje (allemaal hetzelfde)?

Tip: bij het bord de informatie over dit soort punten duidelijker kenbaar maken; ook al is het bord al vol.

Het bestuur pakt dit op, samen met de aanpassing van het bord zelf op (meer ruimte voor informatie aan het bord mogelijk). Daarnaast gaat het bestuur zorgen voor nettere eenduidige speelkaartjes voor leden die nog geen kaartje met foto hebben (kaartjes met foto worden circa twee keer per jaar gemaakt).

• Witte palen per baan: een aantal is krom

Twee palen zijn te krom om het net op de juiste hoogte te ondersteunen. Deze zijn niet meer competitie of Open Toernooi waardig. Nieuwe palen nodig! Het bestuur neemt contact op met de beheerder (Gemeente Rijswijk).

Kunnen de palen niet in de berging van BC Randstad? Nee, deze moeten ook gebruikt worden door scholen. Bovendien is er niet genoeg ruimte in onze berging.

• Levert BC Randstad informatie ook in het Engels (bv. de jaarstukken voor de ALV)?

BC Randstad heeft vooral de laatste twee jaar ook veel leden die niet (goed) Nederlands spreken, maar wel Engels. Daarom kunnen (bijna) alle teksten op de website van BC Randstad in het Engels vertaald worden (druk op het Engelse vlaggetje als je op een pagina bent).

BC Randstad is een Nederlandse vereniging zodat het bestuur de jaarstukken in het Nederlands oplevert en niet in het Engels. Flyers zijn er wel in het Nederlands en het Engels. Nieuwsflitsen en -brieven worden in het Nederlands verzonden, maar zijn ook op de website te vinden (en daar in het Engels te vertalen). Het bestuur gaat ervoor zorgen dat bij verzonden stukken een standaard tekstverwijzing (naar de website) in het Engels komt te staan.

• Kan de ALV ook op een andere dag?

De laatste jaren organiseert het bestuur de ALV op een vrijdagavond omdat dat één van de twee avonden is waarop BC Randstad niet speelt. In het verleden wilden de leden geen ALV op een speelavond. Dan zijn er niet veel andere opties. Het bestuur zal t.b.v. volgend jaar nadenken of de ALV op een andere dag kan (wellicht na raadpleging van leden).

VRAGEN?

Voor vragen kun je terecht bij:

• Het secretariaat - secretariaat@bcrandstad.nl
• Junioren en ouders, ook bij de juniorencommissie – een WhatsApp-bericht naar 06-31639797 (Chris) of een e-mail naar JC@bcrandstad.nl.